CASE 21 ／ 複数社での協業
引き継ぎ初日、いきなりファシリテーター
引き継ぎとは、資料を渡すことではありません。その場で意思決定できる状態を、受け渡すことです。
状況
あなたは、ある案件の引き継ぎを受けたばかりのメンバーです。前任者からドキュメントは受け取りました。読み込みは、これからです。
その矢先、前任者が急に休むことになりました。今日は、クライアントとの定例。あなたが、ファシリテーションを担当することになります。
会議が始まります。質問が飛んできます。状況を把握しきれていないあなたは、こう答えました。「確認して、追ってご連絡します」
クライアントの表情が、少し変わりました。「週に1回しかないMTGなので、できればこの場で決めたいのですが」
あなたなら、どうする？
定例で「持ち帰り」を繰り返してしまいました。 — 選ぶと、その選択の「ありがちな帰結」が開きます。正解当てではありません。全部読み比べてください。
— 残り 3 件の帰結が未読です —
実際の顛末
内部での状況連携とクライアントへの説明を即日実施し、引き継ぎを前倒しで完了させました。
引き継ぎとは、資料を渡すことではありません。その場で意思決定できる状態を作ることです。そして引き継ぎの完了条件は、「読み終わった」ではなく「決められる」であるべきでした。
このケースの教訓
- 引き継ぎの完了条件は「資料を読んだ」ではなく「その場で決められる」。
- 定例の価値は、決定の速度にある。持ち帰り1回は、相手の1週間の損失。
- 「聞きながらやる」は、引き継ぎを永久に完了させない。
持ち帰りチェックリスト
- 引き継ぎの完了条件が、意思決定の可能性で定義されているか
- 主要な会議に、バックアップ担当が設定されているか
- 担当者が急に不在になったとき、定例が回る状態か
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こうした事故は、担当者の能力ではなく「孤立」から起きます。
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